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成功のための必需品? RFP作成を外注すべき3つの理由

公開|2018.09.27

最終更新|2018.09.27

外注依頼時の必需品RFP(提案依頼書)。しかし初心者によるRFP作成には思わぬ落とし穴があるのです。

はじめに:RFPの準備は大切。でも実際には?

Webマーケティングを、特に各施策の実務をパートナー会社に外注して進めようとする場合では、しっかりしたRFP(Request for Proposal:提案依頼書)を用意することが成功への鍵となります。
RFPを作成することで、以下のようなリスクを避けることができます。

  • マーケティング全体の戦略や施策の目的がパートナー企業との間で正しく共有されず、良い提案が生まれてこない
  • 明確な指針がないため指示や提案が一貫せず、マネジメントが混乱する
  • 社内の実務担当者と決裁者・経営層との間で認識が統一されず、終盤でちゃぶ台をひっくり返される、などなど

RFPを作ることの重要性や作成へのヒントはすでに多くの記事で紹介されています。

WEBサイトのリニューアルを成功させるRFP(提案依頼書)作成のコツ・方法。 | WEB担当者の活用帖【ナレッジ・デポ】

RFP(提案依頼書)とは|ホームページ制作時における役割と活用方法|ferret [フェレット]

しかしこれだけ情報がありながら、「外注業者を選ぶ前にRFPを作る」ことは業界の常識というには程遠い状態です。いくつか理由は考えられますが、大きな原因として「そもそもRFPの作成自体が対象領域に関する高度な知識を必要とする」ことが見過ごされている点が挙げられます。

本記事ではRFPの社内作成が本質的に困難であることの解説と、その解決手段としての「RFP作成の外注」について紹介します。

なぜ貴社のRFPは機能しないのか~自社作成が難しい3つの理由

理由①:「やるべきこと」の設定には現状の客観的・包括的な評価が必要

Webマーケティングに限らず、行動を計画するためには「達成すべき目的」「そのための取り組みの方針」「取り組みの具体的な手順」をそれぞれ明確にする必要があります。達成すべき目的=やるべきことを適切に設定するためには、「現在自社はどのような状況にあるのか」「そこからどのような状態へ変わりたいのか」を正しく認識しなければなりません。

自社の正しい現在地を知るためには、該当領域(Webマーケティング)における全体像の把握が求められます。例えばアクセスログの分析では、得られた数値と目標のギャップ、現状から目標を達成できる可能性がわからなければ具体的な施策につなげられません。

現状を正しく評価できなければ、そこで取り組む施策から良い成果が上がることは考えにくいでしょう。

理由②:目的に対する適切な施策選びには関連領域の網羅的な知識が必要

実効性のある施策を取るためには、Webマーケティングにおける目的に対しその施策が最適か考慮する必要があります。Webマーケティングの施策はサイトの改善から既存のオフライン施策との連携構築、組織体制づくりまで多岐にわたり、状況に応じて最適な施策を選んでこそ効果が期待できます。

残念ながら、現状では多くの企業において、Web担当者は必ずしもWebマーケティングの専門家ではありません。

Webで採りうる施策の多様性や特徴に精通しているとは限らず、「知っているから」「最近注目されているようだから」という理由で施策を選択してしまうことも少なくありません。

こうなるといくらRFPにおいて正確な要求定義を行い、パートナー企業がそれを実現したとしても、そもそも施策方針自体が不適切・非効率であっては肝心の成果の達成はおぼつかなくなってしまうでしょう。

理由③:提案の実効性評価には実務の流れを踏まえた経験的な知識が必要

RFPを作成するメリットの1つに「条件を統一することで業者間の提案を比較しやすくなる」ことがあります。

しかし「提案の評価」も簡単ではありません。各社の提案内容の実現性や波及的な効果まで考慮するためには、ゴールまでのプロセスや各段階に要する時間などの具体的な流れをイメージする必要があります。

こうした成果予測にはWeb施策に対するノウハウと経験に基づく知識が求められます。それは一朝一夕に身につけられるものではありません。

「RFP作成を外注する」という選択肢

ここまで「一般企業のWeb担当者では機能するRFPを作成できない理由」について述べてきました。

個別の施策に詳しくないから専門業者の提案に頼りたいのに、提案の方針を決めるためには幅広く網羅的な知識が必要になるという矛盾が、根本的な原因です。

解決するためにはWeb担当者自身がWeb施策に詳しくなる必要がありますが、そのために習得すべき知識の幅広さや分量、経験を積むための試行錯誤といったコストを考えると、現実的ではありません。どうすればよいのでしょうか?

この問題に対する解決策として紹介したいのが「RFP作成の外注化」です。

課題の設定、施策の選択、提案の評価軸作り。いずれもその領域に習熟したプロフェッショナルのノウハウとスキルを活用することで前述の問題の多くを解消することができます。

専門家は多くの事例に触れてきたため、貴社のWebマーケティングがどのような状態にあるか類似例と比較して分析できます。Webの最先端の情報を常に学んでいるため施策として多くの選択肢を持っていますし、施策実行における経験も豊富です。

貴社に足りない要素を補い、実効性のあるRFPを作る助けになってくれるでしょう。

ここで注意すべきは、外注したからといって丸投げにしないということです。

「現状を正しく認識する」という側面においては、いくらWebマーケティングの専門家であっても外部から得られる情報だけでは正確な評価を行うことができません。手間を惜しみ、意思疎通や情報開示がいい加減なままの取り組みでは、せっかく専門家を起用しても「本当に必要なもの」をまとめたRFPを作ることはできないでしょう。

貴社の中にはそもそもRFP作成にコストを掛けることをよく思わない方もいるかもしれません。

「なぜ発注側がわざわざ手間を掛けて準備しなければならないのか、それまで含めて提案側の営業の仕事ではないのか」という考え方です。「顧客の要望を整理して具体的な内容に落とし込むのが営業の仕事」という意見はもっともです。

しかしWebに限らずビジネスが高度化・複雑化する中で、発注側・受注側双方が同じビジョンのもとで業務を進めるためには、これまで以上に緊密な情報共有が必要になってきます。その土台となるのがきちんと作られたRFPなのです。

おわりに:専門家の視点で実効性のあるRFPの用意を

RFPをきちんと作ることは、その根本にあるWebマーケティングの体制や戦略を問い直し、より良いものに鍛え上げることにつながります。それは施策一つのみにとどまらず、中長期的に貴社の成功の土台となってくれるでしょう。

将来的にはRFP作成、あるいは施策実施自体を内製化(インハウス化)することがWebマーケティング施策の全体最適のためには効果的です。しかし現実的に課題に対処するためには、RFP作成における「プロの技」の活用はメリットの大きい選択であるといえます。

Webマーケティングに力を入れたいのに、パートナー会社とのやりとりがスムーズに行かないという方は、「発注前に専門家の力を借りて本格的なRFPを作成する」というアプローチを試してみてはいかがでしょうか。

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